การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน
        ด้วยข่าวคราวความเคลื่อนไหว เรื่องการปราบปรามการใช้ซอฟต์แวร์เถื่อนในองค์กร ที่กำลังร้อนแรงอยู่ในเวลานี้ นับเป็นโอกาสอันดีที่ผู้บริหารจะตรวจตราการใช้ซอฟต์แวร์ในองค์กรของตนอีกสักครั้ง สำหรับผู้นำองค์กร และผู้บริหารระดับสูงแล้ว ส่วนใหญ่จะถนัดเจรจาต่อรองปิดการขาย มากกว่าการเลือกซื้อหาซอฟต์แวร์ ภาระหน้าที่สำคัญนี้จึงมักตกอยู่กับแผนกไอทีซึ่งผู้จัดการแผนกไอทีเอง ก็ไม่ควรทำเพียงแค่ตรวจรับซอฟต์แวร์ที่ผู้ขายนำมาส่งมอบ แต่จำเป็นต้องดูให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่ต้องการซื้อ สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ครบถ้วนหรือไม่ ไม่ว่าซอฟต์แวร์นั้นจะเป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ซ หรือซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ก็ตาม ล้วนมีความจำเป็นที่ต้องนำปัจจัยต่างๆ มาประเมินอย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจซื้อ เพราะไม่เช่นนั้น สิ่งสุดท้ายที่องค์กรต้องเผชิญ คือ การซื้อซอฟต์แวร์มาแล้ว แต่ไม่สามารถใช้งานได้ตามต้องการ

         ในบางประเทศ รัฐบาลคิดนำนโยบาย และกลยุทธ์ที่สร้างความได้เปรียบแก่ซอฟต์แวร์บางจำพวกมาใช้ ซึ่งรวมถึงการกำหนดให้ซื้อเฉพาะซอฟต์แวร์บางจำพวกในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือในนโยบายระดับชาติอื่นๆ ยกตัวอย่างเช่น การให้ทุนในการวิจัย และพัฒนาแก่ซอฟต์แวร์เฉพาะจำพวกหนึ่ง การนำนโยบายเหล่านี้มาใช้อาจเป็นเพราะรัฐบาลต้องการลดค่าใช้จ่าย หรือต้องการมีผู้เสนอขายให้เลือกมากขึ้น แรงจูงใจอีกประการหนึ่ง คืออยากส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ในประเทศ หรืออยากให้ตลาดในประเทศไม่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีจากต่างชาติ

        อย่างไรก็ดี นโยบายเลือกซื้อเฉพาะซอฟต์แวร์บางจำพวกนี้ทำร้ายตลาด และจำกัดจำนวนซอฟต์แวร์ที่ผู้บริโภคสามารถเลือกใช้ให้ตรงกับความต้องการ นั่นหมายความว่าผู้ผลิตซอฟต์แวร์ไม่อาจแข่งขันได้อย่างเป็นธรรม และนำไปสู่การที่องค์กรจำใจต้องเลือกซื้อซอฟต์แวร์ที่ไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์

         ซอฟต์แวร์ก็เช่นเดียวกับสินค้าอื่นๆ ที่ต้องเลือกซื้อ โดยคำนึงถึงการใช้งานเป็นสำคัญ ไม่ใช่ความชอบส่วนตัว องค์กรต่างๆ ที่จัดซื้อจัดหาซอฟต์แวร์ ลำดับแรกต้องระบุวัตถุประสงค์ และความต้องการให้ชัดเจนว่าต้องการอะไรจากซอฟต์แวร์นั้นๆ แล้วปล่อยให้ผู้ขายไม่ว่าจะเป็นโอเพนซอร์ซ หรือซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์เสนอราคาเข้ามา การจะเลือกซื้อซอฟต์แวร์ใดนั้นควรเลือกจากคุณสมบัติ, ความสามารถในการทำงาน, การทำงานร่วมกับระบบที่มีอยู่,ความปลอดภัย, ความคุ้มค่า รวมทั้งราคาในการเป็นเจ้าของ

         ทั้งนี้การเปิดโอกาสให้มีการแข่งขันกันอย่างเสรี จะเป็นประโยชน์แก่ทั้งอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ และผู้บริโภคในระยะยาว นักพัฒนาซอฟต์แวร์จะเกิดแรงจูงใจในการแข่งขันกันสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดียิ่งๆขึ้น และยังเป็นการเตรียมให้ผู้ผลิตซอฟต์แวร์ในประเทศพร้อมสำหรับสภาพการแข่งขันจริงในตลาดโลก ที่ปราศจากการปกป้องของนโยบายดังกล่าวข้างต้น

          นอกจากนี้ในตลาดที่ปราศจากนโยบาย ให้เลือกซื้อเฉพาะซอฟต์แวร์บางจำพวก องค์กรจะไม่ลำบากแต่กลับจะสามารถ สรรหาซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดในตลาดมาใช้ได้อย่างเสรี ด้วยความมั่นใจเต็มที่ว่าการเลือกขอตนไม่ถูกจำกัดโดยปัจจัยที่ไม่ได้เป็นตัวกำหนดคุณภาพ หรือความสามารถของผลิตภัณฑ์ และการทำเช่นนั้นจะช่วยให้งานบรรลุผลสำเร็จได้อย่างแน่นอน

การนำเสนอข้อมูล

........หลักการนำเสนอข้อมูลและสร้างสื่อนำเสนอ 

การนำเสนองานหรือผลงานนั้นสื่อนำเสนอเปรียบเสมือนสะพานเชื่อมเนื้อหา ของผู้บรรยายไปยังผู้ฟังและผู้ชม ดังนั้นสื่อจึงมีบทบาทสำคัญอย่างมาก สื่อที่ดี จะช่วยให้การถ่ายทอดเนื้อหาสาระทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ผู้ฟังและผู้ชมจะสามารถ จดจำเนื้อหาสาระได้นานและเข้าใจในเนื้อหาได้ดีมากขึ้น ความหมายการนำเสนอ การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ชม ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุ ผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

........จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

1. เพื่อให้ผู้ชม ผู้ฟังรับเข้าใจสาระสำคัญของการนำเสนอข้อมูล

2. ให้ผู้ชม ผู้ฟังเกิดความประทับใจและนำไปสู่ความเชื่อถือในข้อมูล ที่นำเสนอรวมทั้งทำให้เกิดความสามารถในการจดจำได้มากขึ้น หลักการพื้นฐานของการนำเสนอข้อมูล

........การนำเสนอข้อมูลมีจุดเน้นสำคัญ

1.การดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจ

2. มีความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา คือข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความ ชัดเจนและภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่นำเสนอ 3. ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ความออกแบบสื่อนำเสนอต้องคำนึงถึงกลุ่ม เป้าหมาย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก ควรออกแบบโดยการใช้สีสด ๆ และมีภาพการ์ตูน ประกอบ แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหานำเสนอเป็นเรื่องวิชาการ การใช้สีสัน มากเกินไปและใช้ภาพการ์ตูนมาประกอบก็อาจจะส่งผลให้การนำเสนอดูไม่น่าเชื่อถือ รูปแบบการนำเสนอข้อมูล

.....การเตรียมการนำเสนอ

       การนำเสนอไม่ว่าจะเรื่องใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมก็จะก่อให้เกิด

ความผิดพลาดได้งานหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดมุ่งหมายไว้ ฉะนั้นผู้นำ

เสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง มีขั้นตอนดังนี้

1. ศึกษาข้อมูล ผู้นำเสนอต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ คือ ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอ ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับฟัง ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมาย ศึกษาโอกาส เวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอ

2. วางแผนการนำเสนอ ผู้นำเสนอควรวางแผนที่จะนำเสนอ คือ วางรูปแบบวิธีการนำเสนอว่าต้องการนำเสนอแบบเป็นทางการ หรือแบบไม่เป็นทางการ วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรค วางโครงการนำเสนอ เป็นต้น

3. จัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวอาจไม่ดึงดูดความสนใจจากผู้ฟัง ควรมีอุปกรณ์ที่นำมาใช้ประกอบการนำเสนอ ที่นิยมใช้กัน คือ อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย เช่น เครื่องฉายแผ่นใส วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส เป็นต้น และอุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย เช่นแผ่นพับ หนังสือ รูปภาพ เอกสารประกอบ เป็นต้น

4. เตรียมความพร้อมของสถานที่ การนำเสนอควรตระเตรียมความพร้อมของสถานที คือ จัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟังปัจจัยที่จะทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ

***การนำเสนอจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ก็จะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดดำเนินการในการนำเสนอ ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. เนื้อหาข้อมูล โดยการจัดข้อมูลอย่างเป็นระบบ จัดทำเค้าโครงการนำเสนอ และข้อมูลต้องมีความสมบูรณ์ถูกต้อง

2. ผู้นำเสนอ ความมีความรู้ในเรื่องที่นำเสนอ ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง มีบุคลิกภาพการวางตัวที่เหมาะสม มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เป็นต้น

3. การดำเนินการนำเสนอ ควรคำนึงถึงเทคนิคและวิธีการนำเสนอที่เหมาะสม ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ รวมถึงการมีศิลปะในการนำเสนอ เป็นต้น

........รูปแบบการนำเสนอ

        1. การนำเสนอแบบ Web page เป็นรูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเทอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่าง ๆ ตลอดจน สามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้แต่ต้องใช้เวลาในการจัดทำมากกว่า รูปแบบอื่นและผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ

        2. การนำเสนอแบบ Slide Presentation โดยใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งเป็นโปรแกรม ที่ใช้ง่ายมากมีรูปแบบการนำเสนอให้เลือกใช้หลายแบบ สามารถเรียกใช้ตาราง แผนภูมิ หรือรูปภาพประกอบ และตกแต่งด้วยสีสัน ทั้งสีพื้น สีของตัวอักษร รูปแบบฟอนต์ ของตัวอักษรได้ง่ายและสะดวก ในปัจจุบันสื่อนำเสนอรูปแบบ Slide Presentation หรือ สไลด์ดิจิทัล มักจะสร้างด้วยโปรแกรมในกลุ่ม Presentation เช่นMicrosoft PowerPoint, OfficeTLE Impress เทคนิคการออกแบบสื่อนำเสนอ สื่อนำเสนอที่ดี ความมีความโดดเด่น น่าสนใจ จะเน้นความคิด “หนึ่งสไลด์ต่อ หนึ่งความคิด ” มีการสรุปประเด็น หรือสาระสำคัญโดยมีแนวทาง 3 ประการในการออกแบบ ได้แก่

1. สื่อความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบ สื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่ และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น

........กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่

........กลุ่มเป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ เช่นการนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้ ความสำคัญกับเนื้อหารวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effectต่าง ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อ มาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน........กลุ่มเป้าหมายเฉพาะกิจ เช่นผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัว ผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect มากนัก

........กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ การนำเสนอมักใช้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์

2. เนื้อหาเป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ มีระเบียบ ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่ จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบ และดูง่าย คือ

2.1 รูปแบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่ละสไลด์ ควร

• หลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ควรใช้ เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก( Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น พื้นหลัง สีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก ( Main Idea)ด้วยสีแดงเป็นต้น

• แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6 – 8 บรรทัด

• ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ(Topic)หรือแนวคิดหลัก (Main Idea) 2.2แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญ กับขนาดตัวอักษร ดังนี้

• หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย

• เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม

• เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น ใช้ตัวหนาในข้อความที่ต้องการเน้น

• ใช้สีเน้นในส่วนที่สำคัญ

• ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา

• ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า

• พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว

• ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด

• ใช้สีที่แตกต่างกัน หรือตัวอักษรสีสลับกัน

        3. สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ

3.1 การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความน่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือก

• เลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสมกันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์แต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย

• ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น

• การเอียงภาพ

• การเว้นช่องว่างรอบภาพ

• การเปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ

• ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมงสนใจ พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก

3.2 การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุ และสีพื้น เช่น

• เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู

• กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน

• ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลือกสด สีเขียวสด

• สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย

• การเลือกใช้สีใด ๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด

• ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งสไลด์ 3.3 การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ

• ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง

• เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์

• ควรเลือกใช้ Effectแสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบ ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา เครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูล เครื่องมือที่ใช้การนำเสนอก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าสื่อที่นำเสนอ ดังนั้น ผู้บรรยายหรือผู้นำเสนอควรเลือกเครื่องมือในการนำเสนอให้เหมาะสมกับสื่อนำเสนอ